Für jeden SEPA-Lastschrifteinzug braucht Ihr Unternehmen eine nachweisbare Zustimmung des Zahlers. Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt Ihr Unternehmen zum Einzug und weist die Bank des Zahlers an, die Lastschrift einzulösen.
Verwalten Sie jedes Mandat mit eindeutigen Angaben und dokumentieren Sie Änderungen. Halten Sie auch den Status nachvollziehbar. So vermeiden Sie Einzüge mit veralteten oder nicht belegbaren Daten und bearbeiten Rückgaben korrekt.
Was im Mandat stehen muss
Ein Mandat muss den Zahler, das einziehende Unternehmen und den geplanten Einzug eindeutig zuordnen. Es enthält typischerweise den Namen des Zahlungsempfängers und dessen Gläubiger-Identifikationsnummer. Hinzu kommen die Angaben zum Zahler und dessen Konto sowie das Datum und die erforderliche Zeichnung oder Autorisierung.
Das Mandat muss erkennen lassen, ob es für eine einmalige oder für wiederkehrende Zahlungen gilt. Vergeben Sie für jedes Mandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Zusammen mit der Gläubiger-Identifikationsnummer identifiziert sie den Einzug. Die Referenz darf bis zu 35 Zeichen aus Buchstaben und Ziffern enthalten und sollte nur einmal vergeben werden.
Verwenden Sie die aktuelle Mandatsvorlage Ihrer Bank oder Ihres Zahlungsdienstleisters. Die Gläubiger-Identifikationsnummer allein berechtigt noch nicht zum Einzug: Auch Ihr Zahlungsdienstleister muss das Inkasso mit Ihnen vereinbart haben. Bei Online-Mandaten sollten Sie vorab klären, ob Ihre Bank das konkrete Verfahren akzeptiert, und den Nachweis der Autorisierung speichern.
Basis- und Firmenlastschrift
Die SEPA-Basislastschrift eignet sich für Zahlungen von Privatpersonen und Unternehmen. Bei der SEPA-Firmenlastschrift, die für Zahlungen zwischen Unternehmen vorgesehen ist, muss der Zahler das Mandat zusätzlich seiner Bank bestätigen lassen. Das Mandat selbst erhält Ihr Unternehmen und muss es aufbewahren.
Bei Firmenlastschriften gleicht die Bank des Zahlers die Mandatsdaten vor der Belastung mit den Zahlungsdaten ab. Diese Prüfung ersetzt nicht Ihren eigenen Nachweis: Im Streitfall muss Ihr Unternehmen belegen können, dass ein wirksames Mandat vorlag.
Mandat vor dem Einzug prüfen
Prüfen Sie vor jeder Einreichung, ob der Zahler ein Mandat erteilt hat, das noch gültig ist und nicht widerrufen wurde. Stimmen Sie dabei Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, Kontodaten und Zahlungsart mit dem gespeicherten Mandat ab. Halten Sie Änderungen schriftlich oder in Textform fest. Wechselt der Zahlungsempfänger, ist in der Regel ein neues Mandat nötig.
Informieren Sie den Zahler vor der Belastung über den genauen Betrag und den Fälligkeitstag. Grundsätzlich muss diese Vorabinformation mindestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag erfolgen. Sie können mit dem Zahler eine kürzere Frist vereinbaren. Eine Rechnung kann als Vorabinformation dienen, wenn sie Betrag und Fälligkeitstag nennt und rechtzeitig zugeht.
Reichen Sie auf Grundlage eines Mandats 36 Monate lang keine Lastschrift ein, müssen Sie es nach den SEPA-Verfahrensregeln beenden. Die Frist beginnt mit der letzten eingereichten Lastschrift. Dabei zählt auch eine Lastschrift, die zurückgewiesen, zurückgegeben oder erstattet wurde. Für einen späteren Einzug benötigen Sie ein neues Mandat.
Mandate richtig aufbewahren
Bewahren Sie das Mandat nach seinem Erlöschen mindestens 14 Monate lang auf. Das empfiehlt die Bundesbank. Maßgeblich ist dabei das Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift. Bewahren Sie auch Änderungen am Mandat auf, damit Sie im Streitfall die erteilte Zustimmung und den Verlauf nachvollziehen können.
Laut Bundesbank müssen Sie das Papieroriginal nicht zwingend aufbewahren. Sie können Mandate auch auf Bild- oder Datenträgern speichern, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Mandate lesbar, vollständig und im Bedarfsfall schnell auffindbar sind. Längere handels-, steuer- oder sonstige Aufbewahrungspflichten können zusätzlich gelten; die 14 Monate sind keine allgemeine Höchstfrist.
Rückgaben und Erstattungen
Bei einer autorisierten SEPA-Basislastschrift kann der Zahler innerhalb von acht Wochen nach der Belastung ohne Angabe von Gründen eine Erstattung bei seiner Bank verlangen. Die Bank muss grundsätzlich innerhalb von zehn Geschäftstagen erstatten oder die Gründe für eine Ablehnung mitteilen.
Für Firmenlastschriften gelten besondere Bedingungen. Das SEPA-Verfahren sieht grundsätzlich keine Erstattung einer autorisierten Firmenlastschrift vor. Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht jedoch auch für Basis- und Firmenlastschriften einen Erstattungsanspruch vor. Eine Vereinbarung kann diesen Anspruch unter bestimmten Voraussetzungen ausschließen. Das hängt unter anderem davon ab, ob der Zahler der Belastung direkt seiner Bank zugestimmt hat und rechtzeitig über Betrag und Fälligkeit informiert wurde. Prüfen Sie deshalb die Vereinbarungen zwischen Zahler und Bank sowie die Bedingungen Ihres Zahlungsdienstleisters, bevor Sie für Firmenlastschriften pauschal von einem Ausschluss ausgehen.
Fehlt ein wirksames Mandat oder wurde eine Lastschrift fehlerhaft ausgeführt, kann der Zahler die Lastschrift grundsätzlich bis zu 13 Monate nach der Belastung bei seiner Bank beanstanden. Er muss seine Bank unverzüglich informieren, sobald er den Vorgang festgestellt hat. Die Frist hängt außerdem davon ab, ob die Bank ihn über die Zahlungsvorgangsdaten informiert hat. Für Ihr Unternehmen ist das ein weiterer Grund, Mandatsnachweise nicht direkt nach dem Einzug zu löschen.
Zurückbelastete Beträge erneut einziehen
Ziehen Sie eine zurückbelastete Lastschrift nicht automatisch erneut ein. Die Bundesbank empfiehlt, eine zurückbelastete Lastschrift nicht einfach wieder einzureichen. Der Europäische Zahlungsverkehrsrat stellt klar, dass Unternehmen eine Lastschrift im SEPA-Basislastschriftverfahren bei bestimmten Erstattungen erneut einreichen dürfen. Welche Regel im Einzelfall greift, hängt vom Rückgabegrund, vom Verfahren und von der Inkassovereinbarung ab.
Unterscheiden Sie außerdem zwischen einer Erstattung durch den Zahler und einer Lastschrift, die gar nicht eingelöst wurde. Klären Sie den Rückgabegrund mit Ihrem Zahlungsdienstleister und kontaktieren Sie den Zahler, bevor Sie einen neuen Einzug veranlassen. Ein neuer Fälligkeitstag und eine erneute Vorabinformation können erforderlich sein.
