Wenn Sie Büromöbel oder Technik für Ihren Betrieb kaufen, entscheidet die Einordnung als BGA nicht über den steuerlichen Abzug. BGA steht für Betriebs- und Geschäftsausstattung, etwa Schreibtische, Bürostühle und Aktenschränke. Ob Sie die Kosten sofort abziehen oder über mehrere Jahre verteilen, hängt vor allem vom Gegenstand, seinen Anschaffungskosten und davon ab, ob er selbständig genutzt werden kann.
Für den Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und für den Sammelposten gelten eigene Wertgrenzen. Ein Sammelposten bündelt bestimmte Anschaffungen eines Jahres für die steuerliche Abschreibung.
BGA bezeichnet die Ausstattung
BGA umfasst bewegliche Gegenstände, die der Betrieb länger nutzt, etwa Schreibtische, Bürostühle, Aktenschränke und Büromaschinen. In der Buchführung zählen solche Gegenstände häufig zum Anlagevermögen, das nach Handelsrecht dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen soll.
Für die steuerliche Behandlung gelten eigene Regeln. Ein Bürostuhl kann zur BGA gehören und zugleich als GWG im Anschaffungsjahr vollständig abgezogen werden. Bei passenden Voraussetzungen kann ein Gegenstand stattdessen in einen Sammelposten eingehen. „BGA“ beschreibt den betrieblichen Zweck des Gegenstands. Für den Zeitpunkt des steuerlichen Abzugs gelten eigene Regeln.
GWG-Sofortabzug, Sammelposten und Abschreibung
Für den GWG-Sofortabzug muss der Gegenstand abnutzbar, beweglich und selbständig nutzbar sein. Selbständig nutzbar ist er, wenn er seinen betrieblichen Zweck grundsätzlich auch ohne andere Anlagegüter erfüllen kann. Für die Prüfung zählt auch der steuerliche Anschaffungswert des einzelnen Gegenstands.
| Steuerliche Behandlung | Voraussetzungen und Grenze | Wirkung auf den Gewinn |
|---|---|---|
| GWG-Sofortabzug | Selbständig nutzbares, abnutzbares, bewegliches Anlagegut innerhalb der geltenden Wertgrenze | Die Kosten können im Anschaffungsjahr vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. |
| Sammelposten | Geeignete Wirtschaftsgüter innerhalb der dafür geltenden Wertgrenzen; die Methode gilt einheitlich für die betreffenden Anschaffungen des Jahres | Der Pool wird im Anschaffungsjahr und in den vier Folgejahren zu je einem Fünftel gewinnmindernd aufgelöst. |
| Reguläre Abschreibung | Insbesondere wenn die Voraussetzungen für GWG-Sofortabzug oder Sammelposten nicht erfüllt sind | Die Kosten werden grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. |
Ob ein Gegenstand sofort abgezogen werden kann, hängt von den Voraussetzungen der GWG-Regelung und der für das Jahr gewählten Methode ab. Diese Wahl gilt für alle dafür infrage kommenden Anschaffungen des Wirtschaftsjahres.
Wählen Sie den Sammelposten, werden grundsätzlich alle dafür steuerlich geeigneten Gegenstände in den Pool aufgenommen. Gegenstände, die nicht für den Sammelposten infrage kommen, können je nach Voraussetzungen weiterhin sofort abgezogen werden. Ein einzelner Gegenstand, der später verkauft oder ausgemustert wird, verringert den Sammelposten nicht.
Beispiele aus dem Büroalltag
Eine Schreibtischlampe kann bei erfüllten Voraussetzungen im Anschaffungsjahr vollständig abgezogen werden, wenn sie selbständig nutzbar ist und betrieblich eingesetzt wird.
Ein Bürostuhl kann bei erfüllten Voraussetzungen und Anwendung der GWG-Methode sofort als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Wählt der Betrieb für das betreffende Jahr den Sammelposten, kann der Stuhl bei erfüllten Voraussetzungen in den Pool eingehen. Dann wird sein Wert über fünf Jahre verteilt.
Ein Aktenschrank, der die Voraussetzungen für den Sammelposten erfüllt, kann in den Pool aufgenommen werden. Wird diese Methode nicht angewendet und liegen auch die Voraussetzungen für den GWG-Sofortabzug nicht vor, wird er grundsätzlich über seine Nutzungsdauer abgeschrieben.
Für Anschaffungen, die weder für den GWG-Sofortabzug noch für den Sammelposten infrage kommen, werden die Kosten grundsätzlich regulär über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Welche Dauer passt, hängt vom konkreten Gegenstand und den dafür geltenden Abschreibungsregeln ab.
Bei Computertechnik sollten Sie prüfen, ob jedes Teil selbständig nutzbar ist, bevor Sie es einzeln als GWG behandeln. Je nach vorgesehenem Zweck und technischer Abstimmung gelten Bildschirm, Rechner, Dockingstation und weiteres Zubehör steuerlich nicht automatisch als einzelne Gegenstände, die jeweils allein ihren betrieblichen Zweck erfüllen. Für bestimmte Computerhardware und Software lässt das Bundesfinanzministerium eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Diese Sonderregel gilt nicht pauschal für alle Büroanschaffungen.
So mindern die Methoden den Gewinn
Ein Sofortabzug mindert den steuerlichen Gewinn des Anschaffungsjahres um die abziehbaren Kosten. Er bedeutet nicht, dass das Finanzamt den Kaufpreis in gleicher Höhe erstattet. Die tatsächliche Steuerwirkung hängt unter anderem davon ab, ob der Betrieb einen steuerpflichtigen Gewinn erzielt und welcher Steuersatz gilt.
Beim Sammelposten verteilt sich die Gewinnminderung grundsätzlich gleichmäßig auf fünf Jahre. Die Verteilung läuft weiter, auch wenn der Gegenstand vor Ablauf der fünf Jahre verkauft oder ausgemustert wird. Bei der regulären Abschreibung richtet sich die jährliche Gewinnminderung nach der Nutzungsdauer.
Die Wertgrenzen beziehen sich auf die steuerlichen Anschaffungskosten. Können Sie die Vorsteuer abziehen, gehört sie nicht zu den Anschaffungskosten. Ohne Vorsteuerabzug zählt sie zu den Kosten.
Belege und Buchführung prüfen
Halten Sie für jede Anschaffung den Beleg fest. Notieren Sie dazu das Kaufdatum und den Preis sowie den betrieblichen Verwendungszweck. Soweit für GWG eine laufende Liste erforderlich ist, müssen darin Anschaffungsdatum und Kosten grundsätzlich erfasst werden. Eine doppelte Aufzeichnung ist nicht nötig, wenn die Angaben bereits aus der Buchführung hervorgehen.
Prüfen Sie anschließend, ob der Gegenstand selbständig nutzbar ist, und ordnen Sie ihn der gewählten steuerlichen Methode zu. Die passende Buchung hängt auch davon ab, welchen Kontenrahmen Ihr Betrieb nutzt und wie er den Gewinn ermittelt; allgemeingültige Kontonummern gibt es daher nicht. Verbrauchsmaterial wie Papier ist außerdem keine BGA und fällt nicht unter diese GWG-Regeln für Anlagegüter.
