Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses muss der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich als bezahlte Freizeit genommen werden. Eine Auszahlung kommt grundsätzlich erst infrage, wenn das Arbeitsverhältnis endet und offene Urlaubstage nicht mehr gewährt werden können. Diese Zahlung heißt Urlaubsabgeltung.
Bei einer Kündigung, Krankheit oder aus betrieblichen Gründen gelten unterschiedliche Regeln dafür, ob Beschäftigte Urlaub nehmen, ins nächste Jahr übertragen oder später ausgezahlt bekommen. Für zusätzlichen Urlaub aus Arbeits- oder Tarifverträgen können andere Regeln gelten.
Wann Resturlaub ausgezahlt wird
Für die Auszahlung zählt, ob das Arbeitsverhältnis beendet ist. Ist bis zum letzten Arbeitstag noch Zeit, soll die beschäftigte Person den offenen Urlaub grundsätzlich während der Kündigungsfrist nehmen. Reicht die Zeit dafür nicht oder kann der Arbeitgeber den Urlaub aus anderen Gründen bis zum Ende nicht gewähren, muss er die Urlaubstage, die bei Beendigung noch offen sind, grundsätzlich auszahlen.
Die Kündigung allein löst also noch keine Auszahlung aus. Auch eine Bitte der beschäftigten Person, den gesetzlichen Mindesturlaub lieber in Geld zu erhalten, reicht während eines laufenden Arbeitsverhältnisses nicht aus.
Der Arbeitgeber kann festlegen, dass Beschäftigte während der Kündigungsfrist Urlaub nehmen. Stellt er sie frei, muss klar sein, dass die freien Tage als Urlaub gelten. Außerdem muss er das Urlaubsentgelt, also die Bezahlung für diese Tage, zahlen oder vorbehaltlos zusagen. Fehlt eine eindeutige Festlegung als Urlaub oder die Zahlung beziehungsweise vorbehaltlose Zusage des Urlaubsentgelts, bleibt offen, ob die Tage vom Urlaubsanspruch abgezogen werden.
| Situation | Grundsätzliche Folge |
|---|---|
| Das Arbeitsverhältnis läuft weiter | Gesetzlicher Urlaub wird als bezahlte Freizeit genommen. |
| Urlaub kann aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht im Urlaubsjahr genommen werden | Eine Übertragung ins Folgejahr kommt in Betracht. Eine Auszahlung folgt daraus nicht. |
| Das Arbeitsverhältnis endet und Urlaub ist noch offen | Besteht der Anspruch noch und kann der Urlaub nicht mehr gewährt werden, wird er grundsätzlich abgegolten. |
| Arbeitsunfähigkeit während bewilligter Urlaubstage | Ärztlich nachgewiesene Krankheitstage werden nicht als Urlaubstage gezählt. |
Wann Urlaub genommen werden muss
Gesetzlicher Urlaub soll grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nach dem Bundesurlaubsgesetz möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe dagegensprechen. Übertragener Urlaub ist grundsätzlich in den ersten drei Monaten des Folgejahres zu nehmen.
Urlaub geht nicht automatisch am Jahresende verloren. Der Arbeitgeber muss Beschäftigte grundsätzlich konkret über ihre offenen Urlaubstage informieren, sie auffordern, diese zu nehmen, und rechtzeitig darauf hinweisen, dass die Tage sonst verfallen können. Fehlt dieser Hinweis, kann der gesetzliche Urlaub bestehen bleiben. Ob noch Urlaubstage offen sind, hängt deshalb auch davon ab, welche Informationen der Arbeitgeber rechtzeitig gegeben hat.
Wann betriebliche Gründe Urlaub verhindern
Der Arbeitgeber kann einen Urlaubstermin ablehnen, wenn wichtige betriebliche Gründe dagegensprechen oder andere Beschäftigte Vorrang haben. Beschäftigte sollten den Urlaub beantragen und die Entscheidung abwarten, statt ohne Genehmigung zu Hause zu bleiben.
Kann die beschäftigte Person den Urlaub wegen wichtiger betrieblicher Gründe im laufenden Jahr nicht nehmen, darf sie ihn ins nächste Jahr übertragen. Die Tage bleiben dann Urlaubstage und werden nicht ausgezahlt. Eine Auszahlung kommt grundsätzlich erst infrage, wenn das Arbeitsverhältnis endet und die Person den Urlaub nicht mehr nehmen kann.
Was bei einer Kündigung gilt
Während der Kündigungsfrist besteht das Arbeitsverhältnis weiter. Urlaub kann deshalb noch als Freizeit genommen werden. Erst bei dessen Ende steht fest, ob Urlaub übrig bleibt, der nicht mehr gewährt werden kann und abzugelten ist.
Wie viele Urlaubstage noch zustehen, hängt auch davon ab, wann die Person ausscheidet. Vor Ablauf der sechsmonatigen Wartezeit entsteht grundsätzlich für jeden vollen Beschäftigungsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Nach erfüllter Wartezeit wird der Urlaub bei einem Ausscheiden in der ersten Hälfte des Kalenderjahres anteilig berechnet; scheidet die Person in der zweiten Jahreshälfte aus, bleibt es grundsätzlich beim vollen gesetzlichen Jahresurlaub.
Für die Auszahlung gilt grundsätzlich der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen. Zusätzliches Geld für Überstunden zählt dabei nicht mit. Die Arbeitszeit und die einzelnen Bestandteile des Verdienstes bestimmen die genaue Höhe.
Wie Krankheit Urlaubstage beeinflusst
Erkrankt eine Person während des Urlaubs und kann deshalb nicht arbeiten, bleiben die betroffenen Urlaubstage erhalten, wenn ein Arzt die Krankheit bestätigt. Die Tage zählen dann nicht zum Jahresurlaub. Ohne ärztlichen Nachweis werden sie grundsätzlich als Urlaubstage behandelt. Solange das Arbeitsverhältnis besteht, kann die Person die erhaltenen Urlaubstage später nehmen. Die Krankheit allein führt nicht zu einer Auszahlung.
Kann eine Person wegen längerer Krankheit keinen Urlaub nehmen, gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub grundsätzlich eine Frist von 15 Monaten. War sie seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaub grundsätzlich am 31. März des zweiten Folgejahres. War die Person im Urlaubsjahr zunächst arbeitsfähig, hängt es grundsätzlich auch davon ab, ob der Arbeitgeber sie vorher aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und sie über den möglichen Verfall informiert hat. Auch Regeln im Arbeits- oder Tarifvertrag können eine Rolle spielen.
Endet das Arbeitsverhältnis während einer Krankheit, werden noch bestehende Urlaubsansprüche grundsätzlich abgegolten. Urlaub, der vorher wirksam verfallen ist, lebt durch die Beendigung nicht wieder auf.
Was vor der Auszahlung zu prüfen ist
Prüfen Sie zuerst, wie viele Urlaubstage noch offen sind und ob es sich um gesetzlichen Mindesturlaub oder zusätzlichen Urlaub aus einem Arbeits- oder Tarifvertrag handelt. Prüfen Sie auch, ob der Arbeitgeber rechtzeitig über die offenen Tage und mögliche Fristen informiert hat, nach denen der Urlaub verfällt.
Bei einer Kündigung sollten Sie das Enddatum und die Kündigungsfrist prüfen. Überlegen Sie, welche Urlaubstage Sie bis zum letzten Arbeitstag noch nehmen können. Wenn eine Freistellung als Urlaub gelten soll, sollte das schriftlich festgehalten sein. Für die Auszahlung sind die Lohnabrechnung und der Zeitraum wichtig, aus dem der Verdienst berechnet wird.
