Unternehmen, die Euro-Zahlungen senden oder empfangen, nutzen den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) für Überweisungen und Lastschriften. SEPA regelt grenzüberschreitende Zahlungen. Damit Zahlungen reibungslos laufen, müssen Kontodaten, Buchhaltungssoftware und interne Abläufe zusammenpassen.
Die Umstellung auf SEPA ist abgeschlossen. Heute müssen Unternehmen vor allem Zahlungsdaten pflegen, Lastschriftmandate verwalten und neue Zahlungsdienste einbinden. Dazu gehören Echtzeitüberweisungen und die Prüfung, ob Empfängername und IBAN übereinstimmen.
Zahlungsdaten und Software abstimmen
Unternehmen erstellen Zahlungsaufträge häufig nicht direkt im Onlinebanking. Stattdessen erzeugen Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssoftware die Aufträge und senden sie an die Bank. Passen Datenfelder oder Schnittstellen nicht zusammen, scheitern Zahlungen oder jemand muss sie von Hand nachbearbeiten.
Prüfen Sie, ob Ihre Software die von Ihrer Bank benötigten Zahlungsdateien richtig erstellt und verarbeitet. Kontrollieren Sie auch Kunden- und Lieferantendaten. Ein Tippfehler in einer IBAN oder ein veralteter Kontoeintrag kann eine Zahlung stören, auch wenn die technische Verbindung funktioniert.
Für Euro-Zahlungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums reicht grundsätzlich die IBAN. Bei Zahlungen in weitere SEPA-Staaten und -Gebiete, etwa in die Schweiz oder ins Vereinigte Königreich, ist laut Bundesbank auch der BIC erforderlich. Prüfen Sie deshalb die Anforderungen für die Länder, in die Sie zahlen, statt den BIC aus allen Datensätzen zu entfernen.
Lastschriften sauber verwalten
Ein SEPA-Lastschriftmandat gibt einem Unternehmen die Erlaubnis, Geld vom Konto des Zahlers einzuziehen. Darin hält das Unternehmen die Zustimmung des Zahlers und dessen Auftrag an die Bank fest, die Lastschrift einzulösen. Bei wiederkehrenden Zahlungen vereinfacht das den Einzug. Ihr Unternehmen muss die Mandate korrekt erfassen und Änderungen nachvollziehbar festhalten.
Bei einer SEPA-Basislastschrift kann der Zahler eine autorisierte Abbuchung innerhalb von acht Wochen ohne Begründung zurückgeben. Eine nicht autorisierte Lastschrift kann er bei Basis- und Firmenlastschriften innerhalb von 13 Monaten zurückgeben. Bei einer Firmenlastschrift kann er eine autorisierte Abbuchung nicht innerhalb von acht Wochen ohne Begründung zurückgeben. Berücksichtigen Sie diese Unterschiede, wenn Sie Rückgaben und offene Forderungen bearbeiten.
Für Deutschland verlangt die Bundesbank außerdem, dass Unternehmen ein erloschenes Mandat mindestens 14 Monate lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit der Einreichung der letzten Lastschrift. Der Zahlungsempfänger muss das Original eines Firmenlastschriftmandats aufbewahren. Diese Angaben gelten für Deutschland. Prüfen Sie für andere Länder die jeweiligen Vereinbarungen und Regeln.
Echtzeitüberweisungen und Empfängerprüfung
Echtzeitüberweisungen werden innerhalb weniger Sekunden ausgeführt und sind rund um die Uhr möglich, auch an Wochenenden und Feiertagen. Eine herkömmliche SEPA-Überweisung dauert dagegen bis zu einem Bankgeschäftstag. Das Geld ist bei einer Echtzeitüberweisung früher verfügbar. Wie sich das auf Ihren Zahlungsfluss auswirkt, hängt von Ihren Zahlungszielen und den Abläufen Ihrer Bank ab.
Die EU-Vorgaben zu Echtzeitüberweisungen gelten zunächst für Zahlungsdienstleister. Klären Sie mit Ihrer Bank, welche Funktionen verfügbar sind und wie Sie sie in Zahlungsfreigaben und Buchhaltung einbinden. Prüfen Sie den Zahlungsauftrag auch bei einer Echtzeitüberweisung. Nach dem Versand bleibt wenig Zeit, einen Fehler zu erkennen.
Bei der Empfängerüberprüfung vergleicht der Zahlungsdienstleister den angegebenen Empfängernamen mit dem Namen, der zur IBAN hinterlegt ist. Die Prüfung gilt für normale und Echtzeitüberweisungen. Weichen die Namen voneinander ab, erhalten Sie einen Hinweis und können falsche Kontodaten vor der Überweisung entdecken. Die Prüfung erkennt jedoch nicht jede Betrugsform. Lassen Sie Änderungen an Lieferantenkonten deshalb weiterhin über einen verlässlichen, unabhängigen Kontaktweg bestätigen.
SEPA-Adressdaten aktuell halten
Zahlungsnachrichten können Adressen unterschiedlich darstellen. Bei einer strukturierten Adresse stehen Angaben wie Straße, Ort und Land in eigenen Feldern. Das erleichtert die automatische Verarbeitung. Das European Payments Council empfiehlt Unternehmen, ihre Adressdaten in diesem Format zu pflegen.
Die geplante Frist für unstrukturierte Adressen am 15. November 2026 wurde zurückgenommen. Die aktualisierte EPC-Leitlinie vom 30. September 2026 nennt noch keinen neuen Termin. Richten Sie sich deshalb nicht nach dem früher geplanten Stichtag. Prüfen Sie, wie Ihre Software Adressen speichert und welche Informationen Ihre Bank oder Ihr Softwareanbieter veröffentlicht.
Was die Umstellung von 2014 lehrt
Die Eurozone musste bis zum 1. Februar 2014 auf SEPA umstellen. In den Monaten davor warnte die Europäische Zentralbank, dass Unternehmen sich zu spät vorbereiten, Dienstleister überlastet sein und zu wenig Zeit für Tests bleiben könnte. Vor allem die nötigen technischen Änderungen an Zahlungs- und Buchhaltungssystemen erschwerten die Umstellung.
Diese Warnungen beschreiben die Situation von 2013 und 2014 und erlauben keine Aussage zum heutigen Vorbereitungsstand von Unternehmen. Sie zeigen, dass Änderungen im Zahlungsverkehr neben neuen Kontodaten auf Rechnungen auch funktionierende Schnittstellen, Mandate und interne Freigaben erfordern.
